Τα 300 ημερήσια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι εσφαλμένα

1. "Απάντηση σε όλους" δεν ισχύει σε όλες τις περιπτώσεις. Χρησιμοποιήστε αυτό το χαρακτηριστικό με φειδώ και μόνο όταν απαιτείται.

2. Όταν λάβετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με περισσότερες από μία ερωτήσεις, φροντίστε να απευθυνθείτε σε κάθε ερώτηση στην απάντησή σας, για να αποτρέψετε περαιτέρω μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ζητούν τα ίδια πράγματα.

3. Μοιραστείτε το ημερολόγιό σας και ενθαρρύνετε τα μέλη της ομάδας σας να ελέγξουν τη διαθεσιμότητα να χρησιμοποιήσετε αιτήσεις συνάντησης αντί για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να προγραμματίσετε συναντήσεις ή κλήσεις διάσκεψης.

4. Στο τέλος μιας συνάντησης, ορίστε αντικείμενα δράσης για να αποφύγετε όλοι όσοι ξανασκεφτούν τη συνεδρίαση έπειτα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

5. Ορίστε τις παραμέτρους με την ομάδα σας έτσι ώστε όλοι να γνωρίζουν σε ποιον να "cc" σε τι.

6. Η υπογραφή σας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα πρέπει να περιλαμβάνει όλα τα στοιχεία επικοινωνίας σας, ώστε κανείς να μην χρειάζεται να σας ζητήσει τον αριθμό τηλεφώνου, τον ιστότοπό σας, τη διεύθυνση αλληλογραφίας κλπ.

7. Χρησιμοποιήστε τις γραμμές θέματος με σύνεση. Κάντε τις γραμμές του θέματος σας συγκεκριμένες για να αποκτήσετε την προσοχή του παραλήπτη νωρίτερα και τις απαντήσεις σας γρηγορότερα. Αυτό βοηθά επίσης όταν ψάχνετε μέσα από τα εισερχόμενά σας για τη συγκεκριμένη σειρά ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

- Steve McClatchy, πρόεδρος της Alleer Training & Consulting

Τα σύντομα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι τα καλύτερα για όλους τους εμπλεκόμενους. Δείτε 7 γρήγορες συμβουλές για τη σύνταξη συνοπτικών ανακοινώσεων.