Πώς να: ξεκινήσετε μια διάσκεψη

Νότια από τα νοτιοδυτικά, TechCrunch Διαταράσσουν, TEDx-αυτά τα συνέδρια έχουν αυξηθεί από εκκρεμείς εκδηλώσεις της βιομηχανίας που πραγματοποιήθηκε στις αίθουσες εκθέσεων του ξενοδοχείου σε hip συγκεντρώσεις διεισδύουν τη λαϊκή γλώσσα. Αναρωτηθήκατε ποτέ πώς οι διοργανωτές το έκαναν να συμβεί;

Δεν είναι απλώς αυτές οι σπουδαίες συνομιλίες που έχουν καταγραφεί στο YouTube να διαπερνούν τον ιστό. Το Συμβούλιο Βιομηχανίας της Συνέλευσης αναφέρει ότι ο τομέας συναντήσεων και διασκέψεων παράγει έσοδα ύψους 28 δισ. Δολαρίων. Αυτό είναι κάτι περισσότερο από τη βιομηχανία αυτοκινήτων.

Η τεχνολογία διευκολύνει και οδηγεί αυτή την πρόσφατη τάση. Ο Adrian Segar είναι ένας βετεράνος σύμβουλος σχεδιασμού συνεδρίων και ο συγγραφέας των Conferences That Work: Δημιουργία γεγονότων που αγαπούν οι άνθρωποι . Λέει ότι, περισσότερο από ποτέ, οι άνθρωποι που είναι κολλημένοι στις συσκευές τους και εργάζονται όλο και περισσότερο από απόσταση, είναι πεινασμένοι για αλληλεπίδραση πρόσωπο με πρόσωπο και κοινότητα. Η τεχνολογία κάνει την φάση έναρξης του συνεδρίου σας απλούστερη. "Δεν ήταν ποτέ πιο εύκολο να δημιουργήσετε το δικό σας γεγονός και να το διαθέσετε στην αγορά", λέει ο Segar. "Η άλλη πλευρά είναι ότι πολλοί άνθρωποι το κάνουν. Έτσι πρέπει να ξεχωρίσετε και να το κάνετε σωστά. "

Ακολουθούν πέντε κανόνες μεγάλης δημιουργίας συνεδρίων:

1. Βρείτε την ανάγκη πλήρωσης. Οι αμοιβές εισδοχής και οι χορηγίες θα πρέπει να το καταστήσουν μια επιτυχημένη προσπάθεια αλλά δεν θα δημιουργήσουν γιγαντιαίο κέρδος. Επικεντρωθείτε στην εύρεση "κάτι που είστε παθιασμένοι, κάτι που κανείς άλλος δεν κάνει εκεί που μπορείτε πραγματικά να εξυπηρετήσετε την κοινότητά σας", λέει ο Segar.

2. Προσδιορίστε τους στόχους σας. Τα συνέδρια μπορούν να ωφελήσουν τους ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων, εμβαθύνοντας τα δίκτυά τους, αυξάνοντας τα προφίλ τους και την εξουσία της βιομηχανίας, προσφέροντας στους πελάτες τους προστιθέμενη αξία προσφέροντάς τους δεσμεύσεις ομιλίας. "Υπάρχουν εκατοντάδες επαγγελματίες του συνεδρίου που κάνουν αυτό εδώ και δεκαετίες. Ένας αρχάριος που κάνει αυτό μόνο για να κερδίσει χρήματα είναι μια ψευδής προϋπόθεση. "Μην φοβάστε να ξεκινήσετε μικρές, καθώς η πλειοψηφία των διασκέψεων συνολικά παρακολουθούν λιγότεροι από 100 άτομα το καθένα, λέει ο Segar.

3. Επιλέξτε τα σωστά ηχεία, αλλά μην βασίζεστε εξ ολοκλήρου σε διαλέξεις από μεγάλα ονόματα. Πρέπει να ορίσετε έναν προϋπολογισμό για ομιλητές. Ακόμα, μην φοβάστε να απομακρύνετε τους ανθρώπους από την περιοχή σας. "Εξηγήστε ότι ο προϋπολογισμός σας έχει οριστεί και στη συνέχεια να ρωτήσετε εάν θα ήταν πρόθυμοι να συνεργαστούν μαζί σας." Λάβετε δημιουργικές για την προστιθέμενη αξία, συμπεριλαμβανομένης της αμοιβής μάρκετινγκ του βιβλίου του εμπειρογνώμονα ή την προώθηση μιας αιτίας που υποστηρίζει. "Αναφέρετε την αποζημίωση στην αρχική αλληλογραφία. Διαφορετικά θα προσβάλλετε πολλούς ανθρώπους ", λέει ο Segar.

Κατά το σχεδιασμό της εκδήλωσής σας, χρησιμοποιήστε αυτές τις εμπειρικές φωνές στρατηγικά. Η αξία των διασκέψεων έχει μετατοπιστεί προς τη σύνδεση και την εκμάθηση από ομοτίμους. "Μετά από όλα, 100 άτομα στην αίθουσα συλλογικώς γνωρίζουν περισσότερα από ένα άτομα που παρουσιάζουν", λέει ο Segar.

Έχουν τρεις κύριους ομιλητές παρόντες για 20 λεπτά το καθένα και στη συνέχεια οδηγούν μικρότερες συζητήσεις στρογγυλής τραπέζης. Βρείτε επίσης τρόπους για τους συμμετέχοντες να μάθουν γρήγορα για τον άλλον. Για παράδειγμα, ο καθένας στις στρογγυλές τράπεζες παρουσιάζεται σύντομα και απαντά στην ερώτηση: "Τι θέλετε από αυτό το γεγονός;"

4. Δώστε προσοχή σε όλες τις λεπτομέρειες της εκδήλωσης ή μισθώστε κάποιον να την παραγάγει για εσάς. «Οι άνθρωποι μπορεί να θυμούνται ή να μην θυμούνται τον βασικό ομιλητή, αλλά θα θυμούνται εάν το μεσημεριανό γεύμα δεν εξυπηρετείται εγκαίρως», λέει ο Segar. "Πρέπει να είναι λογικά ομαλή για τους ανθρώπους να θέλουν να επιστρέψουν το επόμενο έτος."

5. Κρατήστε το ζωντανό όλο το χρόνο. Δημιουργήστε μια ιδιωτική ομάδα Facebook για τους συμμετέχοντες. Διατηρήστε ένα blog ή podcast και ενημερώστε τους παλιούς συμμετέχοντες μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. "Τα γεγονότα δεν θα πρέπει να ξεκινούν την πρώτη μέρα και να τελειώνουν μετά το τελικό δείπνο, " λέει ο Segar. "Ένα επιτυχημένο γεγονός θα αφήσει τους ανθρώπους που θέλουν να συνδεθούν αργότερα. Αυτό γίνεται η βασική σας ομάδα πελατών που επιθυμούν να έρθουν την επόμενη φορά. "

Frances Mazur

Ιδιοκτήτης

Εταιρεία: Mazur Group, μια εταιρία προσλήψεων με έδρα το Λος Άντζελες για τη βιομηχανία ομορφιάς

Συνδιάσκεψη: Στρογγυλό τραπέζι Beauty Biz

Οφέλη: Προσέλκυση, δημιουργία προστιθέμενης αξίας για τους πελάτες με τη μορφή ευκαιριών ομιλίας, αυξημένες παρουσίες της βιομηχανίας

Ξεκίνησα την εταιρεία μου το 2007 και είχα ένα φανταστικό πρώτο έτος. Στη συνέχεια, η οικονομία συνετρίβη. Το τηλέφωνό μου χτυπούσε από το γάντζο με εξαιρετικούς υποψήφιους που αναζητούσαν δουλειά, αλλά δεν είχαμε πολλά να προσφέρουμε. Ήταν απογοητευτικό για το δίκτυό μας και παραλύει για μας. Αποφασίσαμε ότι χρειαζόμασταν μια εκδήλωση για την οικοδόμηση της επιχειρηματικής δραστηριότητας και δημιουργήθηκε η Στρογγυλή Τράπεζα Beauty Biz.

Το πρώτο συνέδριο είχε μόλις 40 έδρες και έληξε αμέσως. Από τότε έχει αυξηθεί σε 100 συμμετέχοντες, αλλά η μορφή είναι η ίδια: Παίρνουμε ομιλητές με επώνυμους τίτλους, όπως οι ιδιοκτήτες και τα στελέχη των εθνικών κομμωτηρίων, καθώς και οι απλοί ομιλητές που εκπλήσσουν πραγματικά το κοινό μας εκπληκτικές πληροφορίες, όπως ένας εμπειρογνώμονας στον τομέα των κοινωνικών μέσων ενημέρωσης.

Η εταιρεία μου επωφελείται με διάφορους τρόπους. Μας τοποθετεί ως ηγέτες στον χώρο μας: Σε μια πρόσφατη εκδήλωση, ο Διευθύνων Σύμβουλος μιας εταιρείας με πλησίασε και είπε: «Ψάχνουμε για έναν νέο αντιπρόεδρο μάρκετινγκ και γνωρίζετε σαφώς όλους τους κλάδους». Η εταιρεία έγινε νέος πελάτης . Αυτά τα γεγονότα μας επιτρέπουν επίσης να επικοινωνούμε συνεχώς με νέους υποψηφίους. Επιτρέπουν επίσης να προσθέσω αξία στους υφιστάμενους πελάτες μας. Αν δουλεύω με έναν πελάτη, μπορώ να βάλω ένα από τα ανώτερα στελέχη του για να μιλήσω. Κανένας από τους ανταγωνιστές μας δεν μπορεί να το κάνει αυτό.

Ποτέ δεν έχουμε πληρώσει τους ομιλητές μας δεκάρα, και είμαστε πολύ επιλεκτικοί για να φέρουμε χορηγούς. Πραγματικά πρέπει να ταιριάζουν με το εμπορικό μας σήμα, να ανυψώνουν την εκδήλωση και να μείνουν εστιασμένοι σε ποιον θέλουμε να προσελκύσουμε.

Το τελευταίο μας γεγονός, αξίας 90 δολ. Ανά εισιτήριο, περιλάμβανε μια λίστα αναμονής 90 ατόμων και άτομα που πετούν από όλη τη χώρα για να παρακολουθήσουν. Τώρα αυξάνουμε το τέλος στα $ 125 και διερευνούμε τρόπους να προσθέσουμε την στρογγυλή μας βδομάδα σε μεγαλύτερες εκδηλώσεις της βιομηχανίας. Αλλά εξακολουθούμε να επικεντρώνουμε στο να προσφέρουμε στους συμμετέχοντες μας τρόπους να δικτυωθούν με κορυφαίους ανθρώπους στους τομείς τους και δίνουμε στους ομιλητές μας την ευκαιρία να συνδεθούν με τους συνομηλίκους τους, κάτι που είναι σπάνιο στη βιομηχανία ομορφιάς.

Shea Coakley

Ιδιοκτήτης

Εταιρεία: LeanBox, μια υπηρεσία τροφίμων με έδρα τη Βοστώνη, που οι εταιρείες μπορούν να προσφέρουν στους υπαλλήλους τους

Διάσκεψη: Σύμβαση Perks, μια συλλογή εταιρειών που παρέχουν προνόμια στο χώρο εργασίας και δυνητικούς αγοραστές

Οφέλη: Νέες επιχειρήσεις, τοποθέτηση ως ηγέτης στον κλάδο

Παρευρένοντας σε παραδοσιακές εκδηλώσεις δικτύωσης και συνέδρια που απευθύνονται σε επαγγελματίες του ανθρώπινου δυναμικού, συχνά θα βρω τον εαυτό μου να εξηγεί την υπηρεσία μου σε ένα άτομο, αλλά κάποιος άλλος θα προσπαθούσε να μπει στη συζήτηση για να μάθει τι κάνουν οι άλλες εταιρείες στο χώρο των εταιρικών κερδών . Συνειδητοποίησα ότι η επιχείρησή μου είναι σε ένα νέο τομέα όπου υπάρχει μεγάλη ζήτηση, αλλά όχι πολύ ευαισθητοποίηση.

Οι ηγέτες κάθε εταιρείας αγωνίζονται να προσελκύσουν και να διατηρήσουν τα κορυφαία ταλέντα. Διαβάζουν τα εκπληκτικά προνόμια που προσφέρουν εταιρείες όπως η Google και η Apple και υποθέτουν ότι είναι πολύ μικρές για να προσφέρουν το ίδιο, παρόλο που πολλά προνόμια είναι προσιτά ή δωρεάν στην επιχείρηση. Μαζί με τον συνεργάτη μου, 20/20 Optometry, μια επιτόπια υπηρεσία οπτομετρίας, ξεκινήσαμε το πρώτο Συνέδριο Perks τον Αύγουστο στο Κέντρο Microsoft Nerd στο Cambridge της Μασαχουσέτης.

Είχαμε 28 πωλητές, που πλήρωσαν 200 δολάρια το καθένα για την εγκατάσταση θαλάμων και 500 παρευρισκόμενους, οι οποίοι είχαν εισαχθεί δωρεάν. Το ίδιο το συνέδριο έκανε πολύ μικρό κέρδος, αλλά μόνο μέσω αυτού του γεγονότος εξασφαλίσαμε 15 νέους λογαριασμούς. Πήρε πραγματικά μια δική της ζωή.

Συνεχίζουμε τη συζήτηση με τους πωλητές και τους πελάτες μέσω του Twitter, μιας ομάδας LinkedIn και μιας λίστας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ενώ η πρώτη σύμβαση επικεντρώθηκε στις υπηρεσίες που βασίζονται στη Βοστώνη, μια δεύτερη για ολόκληρη την περιοχή της Νέας Αγγλίας σχεδιάζεται για τον Μάρτιο και έχουμε προγραμματιστεί τριμηνιαίες συναντήσεις για να συνδεθούν οι πωλητές. Εκτός από την ανάπτυξη της δικής μου επιχείρησης, θέλω να είμαι ο εμπειρογνώμονας για τα εταιρικά προνόμια και αυτό το συνέδριο με βοηθά να το κάνω αυτό.

Ο Chris Dessi

Ιδιοκτήτης

Εταιρεία: Silverback Social, ένα γραφείο marketing που εδρεύει στη Νέα Υόρκη, Chappaqua

Συνδιάσκεψη: Ψηφιακή Σύνοδος Κορυφής του Westchester

Οφέλη: Τοποθέτηση ως τοπικός ηγέτης στο μάρκετινγκ, νέους πελάτες, αυξημένα κέρδη

Όταν ξεκίνησα το πρακτορείο μάρκετινγκ στο Westchester της Νέας Υόρκης - απλά ένα hop από την πόλη της Νέας Υόρκης - μιλούσα με πολύ επιτυχημένους επιχειρηματίες και ιδιοκτήτες επιχειρήσεων στην κοινότητα που δεν είχαν καν σελίδες στο Facebook ούτε καταλάβαιναν την αξία ενός προφίλ του LinkedIn. Ήταν δύσκολο να εξηγήσω την αξία της επιχείρησής μου. Στο παρελθόν, είχα πάρει νέα δουλειά μιλώντας σε συνέδρια, έτσι εγώ Googled "Ψηφιακή σύνοδο κορυφής Westchester" και ήταν έκπληκτος ότι δεν υπήρχε τίποτα σαν αυτό γύρω.

Είπα στον εαυτό μου, εντάξει, υποθέτω ότι πρέπει να είμαι αυτός που το κάνω.

Πέντε μήνες έξω, κλείσαμε ένα συνεδριακό κέντρο που μπορεί να φιλοξενήσει 3.000 άτομα και άρχισε να αναστρέφει την εκδήλωση. Ήξερα τον Gary Vaynerchuk, τον γίγαντα των κοινωνικών μέσων. Δεν μπορούσα να αντέξω τη συνήθη αμοιβή ομιλίας του, αλλά συμφώνησε να το μειώσει. Εάν θέλετε να κάνετε κάτι μεγάλο, πρέπει να προσκαλέσετε μεγάλους ανθρώπους. Με την κράτηση του Gary, μπορέσαμε να προσελκύσουμε ομιλητές από το LinkedIn, το Facebook, το Huffington Post, την IBM και τη General Electric. Δεν τους πληρώνω τίποτα. οι περισσότεροι από αυτούς τους ομιλητές δεν ζητούν ούτε καν τιμολόγιο. Είχα φιλοξενήσει ένα ιδιωτικό δείπνο γι 'αυτούς ως τρόπο να πω "ευχαριστώ", αλλά το 90 τοις εκατό από αυτά δεν εμφανίστηκε.

Το πρώτο έτος που δώσαμε έναν τόνο εισιτηρίων και είχαμε 500 συμμετοχές. Έχω χάσει χρήματα για το πρώτο γεγονός και έσπασε ακόμα και στο δεύτερο. Οι χορηγίες σήμερα καλύπτουν το κόστος μου και οι πωλήσεις εισιτηρίων είναι η σάλτσα. Αλλά η πραγματική αξία είναι νέα επιχείρηση για την αντιπροσωπεία μου. Οι μισοί νέοι πελάτες μου έρχονται στο συνέδριο. Είναι πολύ πιο εύκολο να στείλετε κάποιον στη σύνοδο από το να προσπαθήσετε να τον πείσετε γιατί πρέπει να είναι στο Twitter. Απλά δεν παίρνεις αυτά τα ονόματα στο Westchester. Είναι μονοπώλιο, ειλικρινά.

Υπάρχει τεράστια ανάγκη για αυτές τις πληροφορίες σε μικρότερες κοινότητες. Οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων απλά δεν μπορούν να αντέξουν οικονομικά να ταξιδέψουν στη Νέα Υόρκη ή στο Σαν Φρανσίσκο για μεγάλα συνέδρια. Αγόρασα 67 διευθύνσεις URL για ψηφιακές συνόδους κορυφής σε πόλεις σε όλο τον κόσμο. Τον Σεπτέμβριο δημιουργήσαμε την Ψηφιακή Σύνοδο Κορυφής της Βαλτιμόρης και τώρα έχουμε προγραμματίσει συνόδους κορυφής στη Βοστώνη. Λας Βέγκας; Nashville, Tenn .; Ντιτρόιτ; και το Ντουμπάι τα επόμενα δύο χρόνια. Η διάσκεψη κορυφής του Westchester του Μαΐου 2015 έχει εξελιχθεί σε ένα διήμερο γεγονός.

Δείτε πώς ο επικεφαλής επιμελητής της TED δημιούργησε ένα κίνημα με τα συνέδρια που βασίστηκαν σε συζήτηση, καθιστώντας τον κύριο διακινητή σε μεγάλες ιδέες.