Πώς να επικοινωνείτε με το προσωπικό όταν μετακινείτε ένα γραφείο

Clerkenwell / Vetta / Getty Images.

Στην δουλειά μου εργάζομαι στην επικοινωνία, κυρίως για μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς. Μέρος του έργου που έχω κάνει είναι να διασφαλίσουμε ότι έχουμε μια στρατηγική για εσωτερικές και εξωτερικές επικοινωνίες. Αυτό περιλαμβάνει επίσης την ανάπτυξη ενός σχεδίου για μια κίνηση γραφείου, την οποία ο σημερινός οργανισμός σχεδιάζει να κάνει τους επόμενους έξι μήνες.

Παρόλο που μπορεί να νομίζετε ότι υπάρχουν τόσα πολλά βήματα για να σχεδιάσετε μια κίνηση γραφείου που δεν έχετε χρόνο να εξετάσετε ακόμη και τις επικοινωνίες, πρέπει πραγματικά να πάρετε μια μέρα ή δύο για να δημιουργήσετε μια επιχείρηση στρατηγική που θα κρατήσει τους εργαζόμενους και τους πελάτες να συνειδητοποιήσουν τις επερχόμενες αλλαγές.

Ας ξεκινήσουμε με τους υπαλλήλους αφού επηρεάζονται άμεσα από την κίνηση.

Οι εσωτερικές επικοινωνίες πρέπει να περιλαμβάνουν αυτά τα μηνύματα-κλειδιά:

• Ένας σαφής χρονοδιάγραμμα: βεβαιωθείτε ότι αναφέρετε όλα τα βασικά βήματα της μετακίνησης, ώστε όλοι να ξέρουν τι να περιμένουν και πότε.
• Οδηγίες συσκευασίας: παρέχουν στο προσωπικό οδηγίες σχετικά με τον τρόπο συσκευασίας των γραφείων ή των θαλάμων για τη μετακίνηση. Αυτό θα πρέπει να περιλαμβάνει το πού να προμηθευτείτε υλικά συσκευασίας, τι είναι υπεύθυνος για τη συσκευασία και τις προθεσμίες.
• Σύνθετη ειδοποίηση για οποιοδήποτε κλείσιμο γραφείου : κατά τη διάρκεια της κίνησης, μπορεί να χρειαστεί να κλείσετε το γραφείο για να επιτρέψετε την τελική συσκευασία και μετακίνηση του εξοπλισμού γραφείου και των επίπλων. Βεβαιωθείτε ότι το προσωπικό σας γνωρίζει αυτές τις ημερομηνίες και εάν και πώς η επιχείρηση θα συνεχιστεί κατά τη διάρκεια της μετακίνησης και πώς αυτό θα επηρεάσει το πρόγραμμα εργασίας και το φόρτο εργασίας.
• Νέο σχέδιο γραφείου: Το προσωπικό θα θέλει να γνωρίζει νωρίς το τι θα κάνει ο νέος χώρος και πώς θα δημιουργηθούν τα γραφεία. Θα εξακολουθούν να έχουν το δικό τους χώρο ή θα είναι τώρα σε μια καμπίνα ή ανοιχτό σχέδιο δαπέδου; Βεβαιωθείτε ότι έχετε δημιουργήσει έναν τρόπο ενημέρωσης του προσωπικού για το πώς μπορεί να αλλάξει ο χώρος εργασίας του.
• Οι νέες επιλογές θέσης, στάθμευσης και μετακίνησης: Παρέχετε στο προσωπικό όλες τις πληροφορίες που χρειάζονται σχετικά με τη νέα θέση, ώστε να μπορούν να προετοιμάσουν τη μεταφορά στο νέο χώρο.

Μόλις προσδιορίσετε όλα τα βασικά μηνύματα, πρέπει να καθορίσετε τον καλύτερο τρόπο για την αποστολή αυτών των μηνυμάτων. Η μέθοδος που χρησιμοποιείτε πρέπει να αποφασίζεται από τον τύπο του μηνύματος.

Για παράδειγμα, το χρονοδιάγραμμα θα μπορούσε εύκολα να παραδοθεί μέσω του ενδοδικτύου της εταιρείας σας. ενώ το κλείσιμο γραφείων μπορεί να παρουσιαστεί καλύτερα κατά τη διάρκεια συνάντησης προσωπικού, ώστε να διασφαλιστεί ότι οι ερωτήσεις μπορούν να τεθούν και να απαντηθούν.

Τρόποι επικοινωνίας των στόχων με το προσωπικό:

• Intranet: για τις εταιρείες ή τους οργανισμούς που διαθέτουν ενδοδίκτυο, είναι συνήθως η καλύτερη πλατφόρμα για τα περισσότερα μηνύματα. Επιτρέπει την εύκολη ενημέρωση αρχείων και πληροφοριών που φτάνει σε όλους τους υπαλλήλους.
• Συνεδριάσεις στο πρόσωπο: Ό, τι και να είναι το μήνυμα, οι συναντήσεις του προσωπικού είναι ένα καλό μέρος για να κάνετε ανακοινώσεις και να επιτρέψετε στο προσωπικό να έχει μια πλήρη συζήτηση.Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τον χρόνο συνάντησης για να ελέγξετε τον τρόπο επικοινωνίας των πληροφοριών, ώστε το προσωπικό να γνωρίζει ότι θα ενημερωθούν.
• Email: ενώ το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι εύκολο, δεν είναι ο καλύτερος τρόπος για να μεταφέρετε πληροφορίες. Δεν θέλετε να στείλετε πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ώστε οι χρήστες να μην μπορούν να βρουν τις πληροφορίες όταν το χρειάζονται. Εάν χρησιμοποιείτε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, βεβαιωθείτε ότι το χρησιμοποιείτε μόνο για να ενημερώσετε τους ανθρώπους από πού μπορούν να αποκτήσουν τις πληροφορίες.
• Κοινόχρηστοι φάκελοι : Εάν δεν διαθέτετε ένα intranet, τότε η δημιουργία ενός κοινού φακέλου σε μια μονάδα δίσκου δικτύου που ο καθένας μπορεί να έχει πρόσβαση είναι ο επόμενος καλύτερος τρόπος για να αποθηκεύσετε τις πληροφορίες στις οποίες θέλετε να έχουν πρόσβαση οι χρήστες.
• Πίνακας ανακοινώσεων: ένας φυσικός χώρος όπου δημοσιεύονται οι πληροφορίες, είναι ένα μεγάλο πράγμα που πρέπει να κάνουμε. Όχι μόνο οι άνθρωποι μπορούν να το ελέγχουν συχνά, αλλά παρέχει επίσης ένα μέρος όπου οι άνθρωποι μπορούν να συγκεντρώσουν και να συζητήσουν τις ανησυχίες τους.