Πώς να απελευθερωθείτε από την τυραννία του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι ένα φανταστικά χρήσιμο εργαλείο. Πώς αλλιώς θα μπορούσαμε τόσο εύκολα να επικοινωνήσουμε με ανθρώπους σε χρονικές ζώνες και σε όλο τον κόσμο; Τι άλλο επιτρέπει μια τέτοια άμεση επικοινωνία και αυξάνει την ποσότητα των στιγμιαίων πληροφοριών και ενημερώσεων που είναι διαθέσιμες σε εμάς σε οποιαδήποτε στιγμή;

Αλλά δεδομένου ότι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο έχει γίνει τόσο κεντρικό στον επαγγελματικό κόσμο, έχει πάρει έξω από το χέρι. Είναι έντονα όλο και λιγότερο εργαλείο και περισσότερο καταπιεστής - ανατρέποντας τις ημέρες σας, ελέγχοντας τον χρόνο σας, κρατώντας σας όμηρους.

Τα καλά νέα? Μπορείτε να πολεμήσετε και να ελευθερώσετε τον εαυτό σας από την ολοκληρωτική λαβή του. Δείτε πώς:

1. Απενεργοποιήστε τις ειδοποιήσεις.

Αυτό είναι ίσως το πιο σημαντικό πράγμα που μπορείτε να κάνετε για να κρατήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από την ανάληψη της ζωής σας. Εάν διαθέτετε ένα smartphone, πιθανότατα το χρησιμοποιείτε συχνά για να διαβάζετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και είναι πιθανό να το κάνετε αυτό σε απάντηση σε μια ειδοποίηση ή ένα σήμα εφαρμογής που δείχνει πόσες μη αναγνωσμένες μηνύματα έχετε.

Μην πέσετε σε αυτή την παγίδα. Απενεργοποιήστε τις ειδοποιήσεις push και τις μη αναγνωσμένες μετρήσεις των μηνυμάτων, ώστε να πρέπει να κάνετε μια συνειδητή απόφαση για να ελέγξετε το email σας. Ακόμα και το μισό δευτερόλεπτο της σκέψης είναι καλύτερο από αυτόματη αντίδραση σε μια ειδοποίηση.

Το ίδιο ισχύει και για τους υπολογιστές-πελάτες υπολογιστών και για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο που βασίζεται στο πρόγραμμα περιήγησης. Κλείστε τα και ανοίξτε τα μόνο όταν θέλετε ή χρειάζεστε να περάσετε χρόνο με email.

2. Εγκαταστήστε ένα e-mail κυκλοφορίας.

Είναι εύκολο να απενεργοποιήσετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο κατά τη διάρκεια της ημέρας και να το φροντίσετε αργότερα το βράδυ στο φορητό υπολογιστή ή το tablet σας ενώ παρακολουθείτε τηλεόραση ή ξαπλώνετε στο κρεβάτι. Αλλά αυτές είναι ώρες που πρέπει να περάσετε μακριά από την εργασία. Ρυθμίστε μια ώρα της ημέρας μετά την οποία δεν θα ελέγξετε απολύτως το email σας εκτός αν πρόκειται για επείγουσα ανάγκη.

Αυτό μπορεί να φαίνεται παράλογο, αλλά πότε ήταν η τελευταία φορά που ένα e-mail απαιτούσε άμεση απάντηση το βράδυ; Είναι πολύ σπάνιο. Πότε ήταν η τελευταία φορά που δεν ήταν τόσο παρών με την οικογένειά σου όσο θα έπρεπε να είσαι; Αυτό πιθανότατα είναι πιο πρόσφατο.

3. Ορίστε τους καθορισμένους χρόνους ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Εάν η εργασία σας δεν απαιτεί να είστε άμεσα διαθέσιμοι για να απαντήσετε στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ένας από τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους να πετάξετε τα δεσμά σας με email είναι να ρυθμίσετε μία ή δύο φορές κατά τη διάρκεια της ημέρας κατά την οποία θα ασχοληθείτε με τα εισερχόμενά σας. Μια ώρα το πρωί και μία ώρα το απόγευμα είναι συνήθως αρκετά. Εκτός αυτών των χρόνων, κλείστε τα προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μην τα ανοίγετε.

Αλλά τι γίνεται αν κάποιος έχει μια ερώτηση που χρειάζονται απάντηση αμέσως; Μπορούν να σας καλέσουν. Ποια είναι πιθανώς αυτά που πρέπει να κάνουν ούτως ή άλλως αν υπάρχει σοβαρό πρόβλημα. Εάν δεν αξίζει μια κλήση, δεν αξίζει να διακόψετε την εργασία σας για να απαντήσετε στην ερώτηση σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

4. Χρησιμοποιήστε φίλτρα και φακέλους ή ετικέτες.

Οι περισσότεροι πάροχοι ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προσφέρουν τώρα τη δυνατότητα αυτόματης φιλτραρίσματος των εισερχόμενων email σας. Κανόνες όπως "εάν η διεύθυνση από το" @ myjob.com ", στείλτε την στο φάκελο" Εργασία ", μπορεί να σας εξοικονομήσει τεράστιο χρόνο στην αντιμετώπιση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάθε μέρα. Πολλά πράγματα μπορούν να πάνε κατευθείαν στα σκουπίδια, και σχεδόν όλα τα άλλα μπορούν να κατηγοριοποιηθούν με κάποιο τρόπο.

Όταν το μεγαλύτερο μέρος των εισερχόμενων email σας κατηγοριοποιηθεί αυτόματα, μπορείτε να αποφασίσετε πότε θέλετε να το αντιμετωπίσετε. Αν δεν βλέπετε το ενημερωτικό δελτίο του αγαπημένου σας καταστήματος στην δουλειά, δεν θα μπείτε στον πειρασμό να πραγματοποιήσετε κάποιες ηλεκτρονικές αγορές όταν θα πρέπει να επικεντρωθείτε σε κάτι άλλο. Αλλά το "1" δίπλα στο φάκελο των ενημερωτικών δελτίων θα σας υπενθυμίσει να επιστρέψετε και να το διαβάσετε αργότερα.

5. Χρησιμοποιήστε έναν αυτόματο ανταποκριτή όταν είστε μακριά.

Όταν βρίσκεστε σε διακοπές ή ακόμα και σε ένα ταξίδι που σχετίζεται με την εργασία, είναι εντάξει να είστε αργά για να απαντήσετε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - ή ακόμα και να το απενεργοποιήσετε μέχρι να επιστρέψετε στην εργασία. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο έχει μια ύπουλη τάση να μετατρέψει τις ημέρες των διακοπών σε εργάσιμες ημέρες και αυτό πρέπει να σταματήσει. Και πάλι, εάν υπάρχει έκτακτη ανάγκη, κάποιος μπορεί να σας καλέσει.

Ως επί το πλείστον, όλοι θα καταλάβουν. θα λάβουν μια αυτοματοποιημένη απάντηση, επιτρέποντάς τους να γνωρίζουν ότι είστε μακριά και ότι θα επιστρέψετε σε αυτά το συντομότερο δυνατόν, αλλά ίσως να είναι λίγο. Εάν δεν μπορεί να περιμένει, θα έρθουν σε επαφή με κάποιον άλλο, όπως ακριβώς και στις ημέρες πριν από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.

Έτσι, ναι, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι ένα φανταστικά χρήσιμο εργαλείο και το να σταματάς να σκέφτεσαι πόσο έχει αλλάξει ο κόσμος είναι μυαλό. Αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να είστε σκλάβος στα εισερχόμενά σας, στο τηλέφωνό σας ή στον υπολογιστή σας. Πάρτε αυτά τα βήματα για να απελευθερώσετε τον εαυτό σας από την τυραννία του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και θα χαρούμε να το κάνετε εσείς θα είστε σε καλύτερη θέση να εστιάσετε, να είστε λιγότερο αποστασιοποιημένοι όταν είστε με την οικογένεια και τους φίλους σας και θα είστε πιο χαλαροί όταν είστε μακριά. Τι υπάρχει για να χάσει;

Χάρη στη συνεχή ψηφιακή επικοινωνία, φαίνεται ότι είμαστε πάντα στο ρολόι. Μάθετε πώς να διαχειριστείτε αυτή τη νέα "νυχτερινή βάρδια".