7 τρόποι για να απελευθερώσετε επιπλέον 25 ώρες την εβδομάδα

Εδώ είναι κάτι που ζητώ από όλους τους πελάτες της CEO να κάνουν:

1. Επιλέξτε την πιο πολυσύχναστη μέρα της εβδομάδας. ( Για τα περισσότερα που είναι η Δευτέρα. )
2. Γράψτε όλα όσα κάνετε εκείνη την ημέρα - μέχρι το λεπτό - σε ένα μόνο φύλλο χαρτιού. ( Εάν έχετε περάσει τρία λεπτά τρώγοντας ένα muffin και 17 λεπτά βλέποντας ένα περιστέρι έξω, γράψτε το κάτω. )
3. Στείλτε με φαξ ένα αντίγραφο αυτής της ανά λεπτό βλάβης και ας συζητήσουμε.

Έχω συνεργαστεί με εκατοντάδες διευθύνοντες συμβούλους από όλη την υδρόγειο και ξέρετε τι έχουν όλοι μαζί όταν ολοκληρώσουν αυτή την άσκηση; Στις πιο πολυάσχολες μέρες τους στο γραφείο, ξοδεύουν το 50% της ημέρας τους με email!

Ήμουν συγκλονισμένος όταν πρωτογνώρισα αυτό το μοτίβο. Μιλάμε για πολύ εξειδικευμένους και άρτια καταρτισμένους ηγέτες που ξοδεύουν το μεγαλύτερο μέρος του χρόνου τους μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ( χαμηλού επιπέδου δεξιότητες ) στις ημέρες που οι μοναδικές ικανότητες τους χρειάζονται περισσότερο.

Μιλήστε για αναποτελεσματικότητα.

Ενώ είναι μια εκπληκτική τάση, δεν πίστευα πραγματικά ότι ήταν επιδημία μέχρι να διαβάσω μια πρόσφατη έρευνα που δημοσίευσε το Reuters, σύμφωνα με την οποία ο μέσος εργαζόμενος ξοδεύει έως και 6, 3 ώρες ανά ΗΜΕΡΗ μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου .

Αυτό είναι ένα σοβαρό πρόβλημα.

Πάρα πολλοί άνθρωποι εργάζονται περισσότερο και περισσότερο ώρες, κατατάσσοντάς τους στο " Τι χρειάζεται για να πετύχεις", χωρίς να συνειδητοποιούν ότι ξοδεύουν έως και 6, 3 ώρες ανά ημέρα για μια εργασία που δεν πρέπει να διαρκέσει περισσότερο από μία ώρα.

Αυτό είναι τουλάχιστον 25 ώρες την εβδομάδα που θα μπορούσατε να έχετε πίσω στη ζωή σας ( να περάσετε με την οικογένεια, να ακολουθήσετε ένα χόμπι, οτιδήποτε ), αν μόνο εσείς θα μπορούσατε να πάρετε τις συνήθειές σας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Τα καλά νέα είναι ότι μπορείτε.

Εδώ είναι επτά απλές χαλιές εξοικονόμησης χρόνου που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτή τη στιγμή για να μειώσετε την ώρα του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου στο ήμισυ αυτή την ώρα αύριο:

Time-Saving Hack # 1: Δεν υπάρχουν πλέον μεγάλες αλυσίδες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Όταν η αλυσίδα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας φτάσει σε περισσότερες από πέντε απαντήσεις μπροστά και πίσω, ήρθε η ώρα να σηκώσετε το τηλέφωνο.

Σίγουρα, ίσως είναι ευκολότερο να πληκτρολογήσετε μια γρήγορη απάντηση, αλλά αυτό που ξεχάσατε να αντιληφθείτε είναι ο χρόνος που χάνεται περιμένοντας την απάντηση του άλλου μέρους. Η αναμονή για μια απάντηση ενεργοποιεί μια διαδικασία στους εγκεφάλους μας που ονομάζεται ανοικτός βρόχος . Θέλουμε να γνωρίζουμε την απάντηση στην ερώτησή μας, ώστε να μπορέσουμε να κλείσουμε τον βρόχο .

Αλλά επειδή η απάντηση είναι τόσο μεγάλη, καταλήγουμε να ψάχνουμε αλλού. Facebook. Κελάδημα. YouTube. Οπουδήποτε. Οι εγκέφαλοί μας αρέσουν στο συμπέρασμα. το Διαδίκτυο προσποιείται ότι το παρέχει.

Είκοσι λεπτά αργότερα και ακόμα περιμένουμε, δεν έχει επιτευχθεί τίποτα.

Αντ 'αυτού, σηκώστε το τηλέφωνο, κάντε γρήγορη συνομιλία, κλείστε το βρόχο και συνεχίστε.

Time-Saving Hack # 2: Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο κατά τη διάρκεια αργών ωρών.

Εδώ είναι το τέχνασμα: Μην στείλετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν γνωρίζετε ότι οι άνθρωποι πρόκειται να σας στέλνουν μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αμέσως. Αντ 'αυτού, στείλτε το email σας σε μια εποχή που γνωρίζετε ότι δεν θα μπείτε στον πειρασμό να περιμένετε μια απάντηση.

Εάν χρειάζεστε μια άμεση απάντηση, ανατρέξτε στην παραπάνω Χρονική εξοικονόμηση χρόνου.

Time-Saving Hack # 3: Πραγματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν στέλνετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Δεν είναι ότι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι αναποτελεσματικό. είναι η αναποτελεσματική και σπάταλη χρήση του. Όταν βρίσκεστε στο email σας, στείλτε email.

Μην παρακολουθείτε βίντεο YouTube σε ξεχωριστό πρόγραμμα περιήγησης καθώς γράφετε μια απάντηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μην συνομιλείτε στο Skype ενώ στέλνετε ένα αρχείο. ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ.

Ελάτε, κάντε ό, τι πρέπει να κάνετε, βγείτε και συνεχίστε.

Time-Saving Hack # 4: Χρησιμοποιήστε κονσέρβες απαντήσεων.

Αν στείλετε το ίδιο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περισσότερες από μία φορές μέσα σε μία μόνο εβδομάδα, τότε θα πρέπει να χρησιμοποιείτε προ-γραπτές κονσερβοποιημένες απαντήσεις.

Δεν είστε σίγουροι ότι οι κονσέρβες απαντήσεων θα λειτουργούν στην περίπτωσή σας; Δοκιμάστε το για 30 ημέρες. Θα εκπλαγείτε από τα αποτελέσματα.

Time-Saving Hack # 5: Ο κανόνας των 2 λεπτών.

Ώρα τον εαυτό σας για τρεις ημέρες γραπτώς μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Θα εκπλαγείτε από δύο πράγματα:

1. Δύο λεπτά είναι πραγματικά πολύς χρόνος.
2. Γράφετε πολύ πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περισσότερο από δύο λεπτά.

Τι κάνετε αν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας διαρκεί περισσότερο από δύο λεπτά; Το μάντεψες. Πάρτε το τηλέφωνο.

Time-Hack Hack # 6: Χρησιμοποιήστε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αυτόματης απάντησης για να ενημερώσετε τους ανθρώπους που είστε απασχολημένοι.

Για τους περισσότερους, η μεγαλύτερη απόσπαση με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο δεν είναι αυτό που στέλνετε, αλλά συνεχίζει να γεμίζει τα εισερχόμενά σας με αιτήματα.

Ο πιο γρήγορος τρόπος να περιορίσετε αυτούς τους χρονομεταδότες είναι να δημιουργήσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αυτόματης απάντησης που να λέει κάτι τέτοιο:

Θα διαπιστώσετε ότι οι περισσότεροι άνθρωποι που λαμβάνουν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως αυτό από εσάς θα μάθουν γρήγορα να σέβονται το χρόνο σας και προσφέροντάς τους εναλλακτικές λύσεις επικοινωνίας σημαίνει ότι εξακολουθούν να παίρνουν αυτό που θέλουν και έχετε περισσότερη ελευθερία χρόνου εξαιτίας αυτού.

Time-Saving Hack # 7: Αποκτήστε έναν εικονικό βοηθό.

Πολλοί άνθρωποι υποφέρουν από "άγχος εισερχομένων", που τους αναγκάζει να ελέγξουν, να ελέγξουν ξανά και να ελέγξουν ξανά για να δουν σε ποια κατάσταση βρίσκονται τα εισερχόμενά τους.

Η λύση είναι να προσλάβετε κάποιον άλλο για να ανησυχείτε γι 'αυτό, ώστε να μπορείτε να διαιρέσετε και να μειώσετε το χρόνο που ξοδεύετε χωρίς λόγο τον έλεγχο.

Η ανάρτηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι μία από τις πιο δημοφιλείς τοποθετήσεις θέσεων σε τοποθεσίες όπως το Upwork και υπάρχει καλός λόγος για αυτό. Η μίσθωση κάποιος με λίγα δολάρια ανά ώρα για να ταξινομήσετε, να οργανώσετε και ακόμη και να προγραμματίσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για σας, σας δίνει την ειρήνη που χρειάζεται να είστε παραγωγικοί.

Συμβουλή: Εκπαιδεύστε τον βοηθό σας να αναγνωρίζει και να ανταποκρίνεται σε μηνύματα χαμηλού επιπέδου, χωρίς προτεραιότητα, απελευθερώνοντας ακόμα περισσότερο χρόνο.

Αυτές οι στρατηγικές είναι απλές, αλλά λειτουργούν. Αρχικά μπορεί να αγωνιστείτε για να παραμείνετε συνεπείς, αλλά μην το εγκαταλείπετε.

Κατασκευάστε τις συνήθειες. Εξοικονομήστε χρόνο. Δώστε στον εαυτό σας επιπλέον 25 ώρες την εβδομάδα.