Γρήγορη λίστα ελέγχου των πράξεων που πρέπει να κάνετε κατά τη μετακίνηση μιας επιχείρησης

Ταξί / Portra Images / Getty Images.

Η προετοιμασία για να μετακινήσετε ένα γραφείο ή μια επιχείρηση μπορεί να είναι πολύ πιο περίπλοκη από τη μετακίνηση ενός νοικοκυριού. Η προετοιμασία είναι το κλειδί και η διασφάλιση ότι τα πάντα στη λίστα σας είναι πλήρη. Χρησιμοποιήστε αυτή τη γρήγορη λίστα ελέγχου ως οδηγό για να διατηρήσετε την εταιρεία σας σε κίνηση.

Προσδιορίστε ένα χρονικό πλαίσιο και το πρόγραμμα

Το χρονικό σας πλαίσιο θα πρέπει να είναι το πρώτο πράγμα που κάνετε. Ορίστε την ημερομηνία όταν όλα τα στοιχεία πρέπει να είναι έξω από το χώρο γραφείων, η οποία είναι η τελική ημερομηνία εξόδου.

Θα χρειαστείτε μερικές μέρες για να μετακινηθείτε, ανάλογα με το πόσα πράγματα πρέπει να μετακινήσετε. Εργαστείτε προς τα πίσω από την ημερομηνία αναχώρησης και κάντε μια λίστα με όλα τα πράγματα που πρέπει να κάνετε πριν φτάσουν τα φορτηγά.

Αντιστοίχιση εργασιών και δημιουργία μιας επιτροπής μετακίνησης, εάν χρειάζεται

Είναι καλή ιδέα να εμπλακεί το προσωπικό νωρίτερα στην κίνηση. Μια επιτροπή κινήσεων δεν μπορεί μόνο να σας βοηθήσει να οργανώσετε και να προγραμματίσετε την κίνηση, αλλά και να διευκολύνετε τη μετάβαση για το υπόλοιπο προσωπικό. Έχει η επιτροπή να αναθεωρήσει όλα τα καθήκοντα και να αναθέσει ρόλους ανάλογα με τις ανάγκες. Καθώς η κίνηση προχωράει μπροστά, ίσως χρειαστεί να προσθέσετε εργασίες στη λίστα και, όπως εσείς, βεβαιωθείτε ότι έχετε αναθέσει και εργασίες - υπάρχουν πάρα πολλά πράγματα να κάνετε για να τα κάνετε μόνοι σας.

-

Δημιουργήστε ένα Σχέδιο Εσωτερικών και Εξωτερικών Επικοινωνιών

Ένα εσωτερικό σχέδιο επικοινωνίας θα διασφαλίσει ότι οι εργαζόμενοι ενημερώνονται για τα κινούμενα σχέδια, ενώ ένα εξωτερικό σχέδιο θα κρατά τους πελάτες και τους προμηθευτές σας ενημερωμένους στην επιχείρησή σας κατά τη διάρκεια της μετακίνησης, ώστε να μπορείτε να διατηρείτε την επιχείρησή σας σε λειτουργία κατά τη διάρκεια της μετάβασης.

Μίσθωση Movers

Όπως και κάθε κίνηση, η πρόσληψη καλών μετακινήσεων απαιτεί χρόνο και πρέπει να είναι μία από τις πρώτες εργασίες στη λίστα σας. Έχετε ένα μέλος του προσωπικού να αναπτύξει έναν κατάλογο τουλάχιστον πέντε κινούμενων εταιρειών, στη συνέχεια, βεβαιωθείτε ότι έχετε διερευνήσει τους λεπτομερώς προτού να προσλάβετε. Προσδιορίστε τον προϋπολογισμό, λάβετε αποσπάσματα και συγκρίνετε τις υπηρεσίες στις μετακινούμενες επιχειρήσεις για να αποφασίσετε ποιοι θα προσλάβουν.

Μίσθωση επαγγελματικών συσκευαστών

Εάν ο κινούμενος προϋπολογισμός σας μπορεί να υποστηρίξει την πρόσληψη επαγγελματικών συσκευαστών, το κάνετε. Αυτό θα σώσει εσάς και τους υπαλλήλους σας από το να πρέπει να συσκευάσετε τις περιοχές του γραφείου που είναι κοινές και συχνά, τους πιο δύσκολους χώρους για συσκευασία και κίνηση. Οι εργαζόμενοι μπορούν να ζητήσουν να συσκευάσουν τα γραφεία ή τα γραφεία τους, καθώς επίσης παρέχει μια ευκαιρία στο προσωπικό να καθαρίσει τους χώρους τους και να απαλλαγούμε από πράγματα που δεν χρειάζεται να μετακινούνται.

Δημιουργήστε ένα νέο σχέδιο και διάταξη γραφείου

Αυτό είναι όπου η επιτροπή κινήσεων σας θα είναι πραγματικά χρήσιμη. Είναι πάντα δύσκολο να μετακομίσετε σε ένα νέο χώρο, αλλά όταν πρέπει να υπολογίσετε πού πηγαίνουν τα πάντα και όλοι, χρειάζεται πολύς χρόνος. Βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε πού θα τοποθετηθεί κάθε έπιπλο και ότι κάθε υπάλληλος θα καθίσει.Όσο πιο λεπτομερές είναι το σχέδιο, τόσο το καλύτερο.

Μιλήστε με τους τρέχοντες προμηθευτές σας

Η μετακίνηση μιας επιχείρησης μπορεί να σημαίνει την αλλαγή παρόχων υπηρεσιών. Ελέγξτε τα συμβόλαιά σας και στη συνέχεια αποφασίστε αν θα μείνετε με τους τρέχοντες προμηθευτές σας ή εάν θα εξετάσετε τη μετάβαση. Θα χρειαστεί να καθορίσετε τι θα απαιτήσει ο νέος χώρος όσον αφορά τις τηλεφωνικές γραμμές και την υποδομή δικτύου. Συζητήστε με τον νέο ιδιοκτήτη και τους πωλητές σας για να βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε τι χρειάζεται ο νέος χώρος, ώστε να μην υπάρχει κενό στην υπηρεσία.

Οποιοσδήποτε εξοπλισμός που εκμισθώνετε, επικοινωνήστε με τον αντιπρόσωπο για να τους ενημερώσετε για την κίνηση και τον καλύτερο τρόπο για να πάρετε τον εξοπλισμό τους στη νέα θέση.

Κρατήστε τους υπαλλήλους ενημερωμένους και ενημερωμένους

Μια κίνηση μπορεί να είναι δύσκολη για τους υπαλλήλους. Μπορεί να σημαίνει μια αλλαγή στον τρόπο με τον οποίο μετακινούνται και αν η μετακίνηση τους είναι πλέον μεγαλύτερη από ό, τι πριν από τη μετακίνηση. Εάν μετακομίζετε σε μικρότερο χώρο, τότε το προσωπικό πρέπει να γνωρίζει πώς θα τοποθετηθούν τα γραφεία και πώς θα μοιάζει ο νέος χώρος τους. Οι εργαζόμενοι πρέπει να ενημερώνονται σε κάθε βήμα της διαδικασίας. Σας συνιστώ να κρατάτε ένα μεταβαλλόμενο πρόγραμμα στο δελτίο της κουζίνας ή σε άλλο κοινό χώρο, ώστε οι άνθρωποι να μπορούν να δουν πώς προχωρούν τα πράγματα και τι αναμένεται από αυτούς ως εργαζόμενοι.