Οι κατάλληλοι τρόποι για επαγγελματική συνάντηση

Διατηρείτε τις επαγγελματικές σας συνήθειες κατά τη διάρκεια επιχειρηματικών συναντήσεων. altrendo images / Stockbyte / Getty Images

Εργάζεστε για μια εταιρεία που έχει συχνές συναντήσεις; Αναρωτιέστε ποτέ τι πρέπει να κάνετε και τι θεωρείται σωστή συμπεριφορά σε αυτές τις συγκεντρώσεις; Ανησυχείτε που παρευρίσκεστε στις συναντήσεις επειδή φοβάστε ότι θα μπορούσατε να διαπράξετε ένα απίθανο πάτημα που θα μπορούσε να θέσει σε κίνδυνο τη θέση σας ή τις ευκαιρίες για πρόοδο;

Συνήθως, οι διαχειριστές, οι ηγέτες των ομάδων ή τα στελέχη επιχειρήσεων διατηρούν το δικαίωμα να ξεκινήσουν επαγγελματικές συναντήσεις όταν αισθάνονται την ανάγκη.

Είτε πρόκειται για εκδηλώσεις που προγραμματίζονται τακτικά είτε για συγκεκριμένο σκοπό, όλοι οι συμμετέχοντες θα πρέπει να ακολουθούν τις κατάλληλες κατευθυντήριες γραμμές επιχειρηματικής εθιμοτυπίας.

Leader

Πριν από τη συνάντηση, είναι απαραίτητο να έχετε τα πάντα οργανωμένα ώστε να μην χάνετε πολύτιμο χρόνο για κανέναν. Θέλετε να εκτελείται όσο πιο ομαλά και με το χρονοδιάγραμμα όσο το δυνατόν, αλλά ακόμα να αφήνετε χρόνο για ερωτήσεις και ανατροφοδότηση αν είναι δυνατόν. Το κλειδί είναι να δείξουμε σεβασμό για όλους τους εμπλεκόμενους.

Ακολουθούν ορισμένες προτεινόμενες οδηγίες:

• Έχετε γραπτή ημερήσια διάταξη με λογική ακολουθία και ρεαλιστικούς χρόνους. Εάν το επιτρέπουν ο χρόνος και οι πόροι, στείλτε αντίγραφα σε όλους όσους θα παρακολουθήσουν.
• Στείλτε μια πρόσκληση σε μελλοντικούς συμμετέχοντες με όσο το δυνατόν περισσότερες λεπτομέρειες για τη σύσκεψη, συμπεριλαμβανομένης της θέσης, της ώρας έναρξης, του τι πρέπει να φέρει και του χρόνου λήξης.
• Ξεκινήστε με φιλικό χαιρετισμό και ενημερώστε όλους όσοι είναι έτοιμοι να κάνουν ερωτήσεις.
• Πιάστε το νερό στο βάθρο ή στο μπροστινό μέρος του δωματίου και πιάστε το ανάμεσα σε θέματα ή όταν μιλάει κάποιος άλλος.

• Δεν χρειάζεται να καταγράφετε κατά λέξη την ομιλία σας, αλλά θα πρέπει να έχετε τουλάχιστον σημάδια κουκκίδων στις σημειώσεις σας. Εάν δεν το κάνετε αυτό, μπορεί να αναγκασθείτε να μεταβείτε από ένα θέμα σε άλλο και να χάσετε το κομμάτι του τι πρέπει να πείτε. Αυτό μπορεί να σας κάνει να χάσετε χρόνο και να αφήσετε τους συμμετέχοντες να αναρωτιούνται για το σημείο της συνάντησης.
• Να γνωρίζετε τη γλώσσα του συνομιλητή σας. Αν δείτε ότι οι άνθρωποι χάνουν το ενδιαφέρον, κάντε παύση και ελέγξτε τον εαυτό σας για να βεβαιωθείτε ότι δεν επαναλαμβάνετε τις πληροφορίες ή μην ξοδεύετε υπερβολικό χρόνο σε κάτι που δεν είναι σχετικό.
• Έχετε μερικά ανέκδοτα για να κρατήσετε ενδιαφέρουσα τη συνάντηση. Ωστόσο, αποφύγετε να λέτε ακατάλληλα αστεία που έχουν ακόμη και έναν υπαινιγμό του σεξισμού, του ρατσισμού ή οτιδήποτε άλλο μπορεί να προσβάλει άλλους.
• Ποτέ μην κλέβετε ιδέες των άλλων ανθρώπων και να τις ονομάζετε δικές σας. Πάντα να δίνετε πίστωση σε άλλους για ιδέες και επιτυχημένα καθήκοντα.
• Ενώ είναι εντάξει να μετακινηθείτε λίγο, μην περπατάτε μπροστά και πίσω στο μπροστινό μέρος του δωματίου. Αυτό σας κάνει να νιώθετε νευρικός.
• Κατά τη διάρκεια της περιόδου ερωτήσεων και απαντήσεων, παραμείνετε ήσυχοι μέχρι το άτομο που ζητά να τελειώσει πριν απαντήσει. Εάν δεν καταλαβαίνετε την ερώτηση, ζητήστε από τον / την να το επαναλάβει ή να εξηγήσει περαιτέρω το ερώτημα.
• Αν κάποιος εμφανιστεί θυμωμένος ή εχθρός, διατηρήστε το δροσερό σας και ζητήστε από το άτομο να το συζητήσει αργότερα μαζί σας.
• Τερματίστε τη σύσκεψη νωρίς αν είναι δυνατόν. Είναι καλύτερα να είναι μικρότερο από το να χάσει την προσοχή των παρόντων.

Συμμετέχοντες

Όλοι όσοι καλούνται στη συνάντηση θα πρέπει να παρευρίσκονται εκτός αν δεν το επιτρέπουν οι περιστάσεις. Εάν γνωρίζετε για τη σύσκεψη εκ των προτέρων, εξετάστε το ενδεχόμενο να αφιερώσετε επιπλέον χρόνο με την προσωπική σας φροντίδα για να δείξετε σεβασμό για τους επιβλέποντες που παρακολουθούν.

Φόρεμα κατάλληλα για επιχειρηματικό επίπεδο.

Συμβουλές τρόπων συνάντησης:

• Εάν σας ζητηθεί να στείλετε ένα μήνυμα επιβεβαίωσης, κάντε το μόλις εισαγάγετε τη συνάντηση στο ημερολόγιό σας.
• Εμφάνιση στο χρόνο. Βρείτε εκεί μερικά λεπτά νωρίτερα αν είναι δυνατόν.
• Ελέγξτε το κινητό σας τηλέφωνο και σιγουρευτείτε ότι είναι αθόρυβο ή απενεργοποιημένο. Δεν πρέπει ποτέ να στέλνετε μηνύματα κειμένου κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης, εκτός εάν ο ηγέτης σας ζητήσει να απευθυνθείτε σε ένα συγκεκριμένο άτομο.
• Εάν σερβίρονται αναψυκτικά, ένα ποτό είναι αποδεκτό. Ωστόσο, αν δεν τρώνε όλοι οι άλλοι, περιμένετε μέχρι να τελειώσει η συνάντηση για να πάρετε ένα σνακ.
• Εάν πρόκειται για μια συνάντηση μεσημεριανού, βάλτε το φαγητό σας στο τραπέζι και το φάτε όσο πιο ήσυχα και χωρίς να επιστήσετε την προσοχή στον εαυτό σας.
• Μην συνομιλείτε ή να ανταλλάσσετε σημειώσεις με άλλους συμμετέχοντες. Αυτό είναι πολύ ενοχλητικό και μπορεί να δώσει την εντύπωση ότι δεν παίρνετε σοβαρά την δουλειά σας για να δώσετε ιδιαίτερη προσοχή σε αυτό που συζητείται.
• Εάν σας ζητηθεί, απαντήστε όσο το δυνατόν πιο άμεσα. Όταν δεν γνωρίζετε την απάντηση, ζητήστε συγγνώμη και είμαι ειλικρινής. Καμία απάντηση δεν είναι καλύτερη από τη λάθος.
• Μετά τη συνάντηση, ευχαριστώ τον ομιλητή.
• Μην παραμείνετε στην αίθουσα συνεδριάσεων περισσότερο από όσο χρειάζεται. Το hangout θα σας κάνει να φαίνεστε αδρανείς και δεν θέλετε το αφεντικό να πιστεύει ότι χρησιμοποιείτε τη συνάντηση για να αποφύγετε τα καθήκοντά σας.

Συνεδριάσεις σε εστιατόριο

Μερικές φορές καλείται μια συνάντηση μεσημεριανού και μπορεί να πραγματοποιηθεί σε εστιατόριο. Παρόλο που αυτό είναι μακριά από το γραφείο, θυμηθείτε ότι είστε ακόμα στη δουλειά.

Πρόσθετες συμβουλές για συναντήσεις εστιατορίων:

• Μην ξεχνάτε ποτέ τους τρόπους τραπεζιού σας.
• Αντιμετωπίστε ατυχήματα με γεύμα με χάρη και καλούς τρόπους.
• Χρησιμοποιήστε τα κατάλληλα σκεύη. Σε περίπτωση αμφιβολίας σε ποια διαδρομή συναντάτε κάθε μάθημα, ακολουθήστε τον υπεύθυνο της συνάντησης.
• Αν βρίσκεστε σε ένα εστιατόριο με μπουφέ, γνωρίστε τους κατάλληλους τρόπους για να βοηθήσετε τον εαυτό σας.
• Ακολουθήστε τις κατάλληλες οδηγίες για την κατανάλωση τροφών για τα δάχτυλα.