7 τρόποι για να καταστρέψετε τη συνάντησή σας

Οι συναντήσεις έχουν πραγματικά κακή εικόνα. Δεν προκαλεί έκπληξη το γεγονός ότι συχνά είναι πολύ καιρό, δεν υπάρχει σαφές σχέδιο, προσκαλούνται πάρα πολλοί άνθρωποι και κυριαρχούν στα χρονοδιαγράμματα εργασίας μας. "Πάρα πολλές συναντήσεις" ήταν ο αριθμός 1 στο γραφείο, που αναφέρθηκε από το 47% των 3.164 εργαζομένων σε πρόσφατη μελέτη του Salary.com. Οι έρευνες δείχνουν ότι οι περισσότεροι επιχειρηματίες ξοδεύουν το ισοδύναμο μιας ημέρας την εβδομάδα σε συναντήσεις και οι διευθύνοντες σύμβουλοι ξοδεύουν μέχρι το 60% του χρόνου τους στις συναντήσεις. Στα ταξίδια μου, νομίζω ότι αυτό είναι υποτιμημένο.

Δεν θεωρούνται συναντήσεις μια ουσιαστική συζήτηση μεταξύ μερικών ανθρώπων για να κάνουν κάτι, να πάρουν μια απόφαση ή να δημιουργήσουν μια νέα ιδέα; Οι συνομιλίες σχετικά με την ομαδικότητα, τη συνεργασία και την καταιγίδα δημιουργούν ενθουσιασμό, αλλά όταν μιλάτε για τη "συνάντηση" όπου συμβαίνει αυτή η λαμπρότητα, η ιστορία αλλάζει. Ίσως οι συναντήσεις χρειάζονται κάποια βοήθεια για την ανακατασκευή. Ή ίσως οι άνθρωποι που οδηγούν και συμμετέχουν στις συναντήσεις είναι φταίξιμοι.

Συνεισφέρω πρόσφατα σε ένα άρθρο της Wall Street Journal, το οποίο εντόπισε τους δολοφόνους της συνάντησης, όπως ο νάϊζαντ, ο κυριαρχούντος ή ο αναδυόμενος. Αυτοί οι χαρακτήρες σίγουρα πρέπει να ληφθούν υπόψη, όμως μπορούμε να είμαστε ο χειρότερος εχθρός μας.

Εάν χρησιμοποιείτε οποιαδήποτε από αυτές τις τεχνικές, πιθανόν να φιλοξενείτε κακές συναντήσεις:

1. Δεν είστε σίγουροι ότι η σύσκεψη είναι απαραίτητη, αλλά το έχετε ούτως ή άλλως. Η προ-προγραμματισμένη συνάντηση είναι ο χειρότερος ένοχος. Κάποιος το δημιούργησε ως μηνιαία συνάντηση πέρυσι και εκεί βρίσκεται στο ημερολόγιό σας. Δεν έχετε καμία προφανή απόφαση ή ενέργεια να πάρετε, αλλά μπορεί να φαίνεται κακό να ακυρώσετε έτσι στρατιώτη σας.

2. Έχετε μια συνάντηση όταν αρκεί μια σύντομη συνομιλία μεταξύ δύο ατόμων. Όχι κάθε θέμα απαιτεί ομαδική συζήτηση ή απόφαση. Αν ο Allison και ο Rob μπορούν να μιλήσουν για 15 λεπτά και να πάρουν μια απόφαση, τότε κάνε αυτό να συμβεί και να τους πεις ότι θέλεις να είσαι ο πρώτος που ξέρεις.

3. Προσκαλέστε οποιονδήποτε συμμετέχει εξ αποστάσεως. Πολλές συναντήσεις έχουν βυθιστεί από το "ας συμπεριλάβουμε τον John - αυτός έχει εμπλακεί σε αυτό" ή "ο Karen μπορεί να είναι σε θέση να προσθέσει κάτι." Καθώς η λίστα προσκλήσεων παίρνει μεγαλύτερο χρονικό διάστημα, η πιθανότητα μιας ειλικρινούς, ανοιχτής συζήτησης μειώνεται. Ρωτήστε τους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων και μόνο εκείνους που πρέπει να είναι εκεί. Δώστε στο απρόσκλητο το δώρο του χρόνου.

4. Δεν έχετε ημερήσια διάταξη. Αυτός είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να δημιουργήσετε ένα «ελεύθερο για όλους» καθώς όλοι καταφεύγουν στις δικές τους προσωπικές ατζέντες. Σκεφτείτε το πριν από καιρό, όχι όταν περπατάτε ή καλείτε τον αριθμό. Γνωρίστε τα βήματα για να φτάσετε στο αποτέλεσμά σας και πείτε σε όσους είναι. Στη συνέχεια, είναι πολύ πιο εύκολο όταν λέτε στην ομάδα ότι «ενώ αυτό είναι ένα συναρπαστικό θέμα, θα πρέπει να περιμένει μια άλλη μέρα».

5. Κανείς δεν είναι υπεύθυνος για τη διευκόλυνση της συνάντησης. Αυτό μπορεί να είναι εσείς ή να ζητήσετε από κάποιον να παίξει αυτό το ρόλο. Ακόμα κι αν γνωρίζετε τα τρία θέματα που πρέπει να καλύψετε, αν κανείς δεν κρατάει την ομάδα σε τροχιά και διαχειρίζεται το ρολόι, τις πιθανότητες να καλύψετε μόνο ένα από τα τρία skyrockets. Και αυτός ο αξιότιμος διευκολυντής εξασφαλίζει ότι οι συμφωνημένες ενέργειες και οι ιδιοκτήτες επιβεβαιώνονται στο τέλος.

6. Περάστε τα πρώτα 15 λεπτά που φιλοξενούν τους αργά αφίξεις σας. Αυτή είναι η πραγματική απώλεια χρόνου της αναμονής και της αναμονής μέχρι να φτάσουν περισσότεροι άνθρωποι ή να πάρουν την κλήση. "Θα περιμένουμε μερικά ακόμη λεπτά για να φτάσουν οι άνθρωποι." Ή κάθε φορά που κάποιος νέος χρήστης (αργά) ενώνεται, αναπαράγεται αυτό που έχουν ήδη ακούσει οι άνθρωποι που έφτασαν εγκαίρως. Ανεξάρτητα από τον λόγο που κάποιος φτάνει αργά, μην αφήνετε την καθυστέρηση να μετακινηθεί από το πρόβλημά τους στο πρόβλημα της ομάδας. Επίσης, αυτό εκπαιδεύει όλους να φτάσουν αργά επειδή μπορείτε να είστε.

7. Δείτε τον άλλο τρόπο για multitasking. Αν όλοι στη συνάντησή σας έχουν ανοιχτοί οι φορητοί υπολογιστές τους κάνουν άλλη εργασία, ενώ οι μισοί ακούσουν τη συζήτηση, έχετε κάποιο πρόβλημα. Δεν βλέπουν τη συνάντηση ως κρίσιμη, δεν σε σέβονται και / ή η ομάδα θα επανεξετάζει τα θέματα πολλές φορές για να φιλοξενήσει όσους παίρνουν κάθε τρίτη λέξη. Αν είστε προσωπικά ή σε τηλεδιάσκεψη, ζητήστε κάποια προσοχή για μια πιο αποτελεσματική και ταχύτερη συνάντηση αν όλοι μένουν στο παιχνίδι.

Ξέρετε ότι θα έχετε αρκετές προκλήσεις με τις παρουσίες προσωπικότητες, την αλλαγή των επιχειρηματικών προτεραιοτήτων και τις συγκρούσεις με άλλα γεγονότα, έτσι και το δικό σας ρόλο. Εσείς, επίσης, μπορείτε να μάθετε πώς να διεξάγετε μια μεγάλη συνάντηση - αλλά παρακαλώ να το κάνετε γρήγορα.